行政書士の補助者制度について

女性事務員

行政書士は、その事務に関して補助者を置くことができる。

(行政書士法施行規則第5条第1項)

こちらの条文に基づいて、多くの行政書士事務所では、補助者を設置して、業務に関する事務の補助にあたらせています。弊所においても、補助者を設置することは、たびたび検討する事項ではありますが、まずは改めてこの制度を学ぶにあたり、本稿を寄稿するに至りました。

ほぼ「自分用」として、予習のためのアウトプット記事ではありますが、同業の先生方や行政書士事務所での勤務を検討する皆さまの目に止まり、お役に立てることがあれば幸いです。

また、所属する行政書士会により、取扱いに違いがありますので、あくまでも参考程度にお考えいただき、詳細については、各行政書士会の事務局にご確認いただくようお願いいたします。

なお、現在のところ、弊所において補助者を公に募集する予定はございませんので、その点については、あらかじめご了承くださいませ。

補助者とは

補助者とは、行政書士又は行政書士法人の社員若しくは使用人である行政書士(以下、行政書士等)が行政書士業務を行うにあたり、その指揮命令を受けて、当該業務に関する事務を補助する者をいいます。行政書士等は、行政書士業務を行うために必要がある場合に限り、補助者を置くことができるものとされています。

また、行政書士等が補助者を設置するにあたっては、以下のような責務を負うことになります。

指揮命令及び監督補助者に業務に関する事務を行わせる場合には、行政書士等の責任において指揮命令及び監督をしなければならず、業務に関し補助者任せにする等の行為をしてはならない
補助者の資質の向上補助者を研修会に参加させる等、常に補助者の資質の向上に努めなければならない
業務の停止処分業務の停止処分を受けたときは、補助者にも業務に関する事務を行わせてはならない
補助者の勤務形態補助者の勤務形態については、労働関係の法令に抵触しないよう自らの責任において整備しなければならない
損害賠償責任補助者に業務に関する事務を行わせたことにより依頼者又は第三者に損害を与えたときは、正当な事由がない限り、当然にその責任を負わなければならない

なお、当然のことではありますが、補助者事務の対価は、補助者を設置した行政書士等の行政書士報酬の中から支払われなければならないものとされています。

不適格事由

基本的に、何らかの資格が必要とされることはありませんが、次のいずれかに該当する者を補助者とすることは出来ません。

  • 満18歳に達していない者
  • 破産手続開始の決定を受けて復権を得ない者
  • 禁錮以上の刑に処せられ、その執行を終わり、又は執行を受けることがなくなってから3年を経過しない者
  • 公務員(行政執行法人又は特定地方独立行政法人の役員又は職員を含む)で懲戒免職の処分を受け、当該処分の日から3年を経過しない者
  • 登録の取消しの処分を受け、当該処分の日から3年を経過しない者
  • 業務の禁止の処分を受け、当該処分の日から3年を経過しない者
  • 懲戒処分により、弁護士会から除名され、公認会計士の登録の抹消の処分を受け、弁理士、税理士、司法書士若しくは土地家屋調査士の業務を禁止され、又は社会保険労務士の失格処分を受けた者で、これらの処分を受けた日から3年を経過しないもの
  • 行政書士又は行政書士法人から懲戒解雇され、その日から3年を経過していない者
  • 行政書士又は行政書士法人の補助者としての誠実な業務遂行が阻害されるおそれのある者
  • 臨時に使用する者

上記のとおり、アルバイト・パート・正社員など、勤務形態は問われていませんが、「臨時に使用する者」については、補助者とすることは出来ません。

補助者の設置手続

行政書士等が補助者を置いたときは、その日から15日以内に、以下の書類を準備して補助者設置届を所属する行政書士会(以下、行政書士会)に提出しなければなりません。

  • 補助者設置届出書
  • 補助者となる者の履歴書
  • 行政書士等の誓約書(補助者となる者が不適格事由に該当しない旨の誓約を含む)
  • 補助者となる者の秘密を守る義務に違背しない旨の誓約書
  • 補助者となる者の住所を証する書面(住民票等)
  • 補助者となる者の写真(2枚)

行政書士会は、行政書士等から補助者設置届の提出があったときは、補助者となる者が不適格事由に該当するおそれがあると認められる場合において、当該行政書士等に弁明の機会を付与したにも拘わらず、当該行政書士等がそのおそれがないことを証明できなかったときを除き、これを受理します。

行政書士等が補助者を置いたときは、補助者名簿を備え、これに住所氏名を記載し、補助者に提出させた履歴書(写真添付)及び住所を証する書面(住民票等)と共に保存する義務が生じます。

必要となる費用

行政書士会は、補助者設置に関する手続について費用を徴収します。兵庫県行政書士会において補助者を設置する際の手数料は、3,000円とされています。なお、登録や補助者設置に関する審査会の開催日は行政書士会ごとに定められており、審査会の開催日までに届出がなされたものについて、審査が行われるため、補助者証の受取りは、届出から約1〜2ヶ月の期間を要します。(兵庫県行政書士会の場合)

補助者証

行政書士会は、行政書士等からの補助者設置届を受理したときは、その行政書士等に対し、補助者証を交付します。補助者設置後最初の補助者証の有効期間は、補助者証発行の日から2年間、更新後の補助者証の有効期間は補助者証発行の日から5年間とされていますが、行政書士会ごとに取扱いの違いがありますので、詳しくは事務局にお問い合わせいただくようお願いいたします。(兵庫県行政書士会の場合は3年間とされています。)

行政書士等は、補助者に業務に関する事務を行わせようとするときは、常に補助者証を携帯させるとともに、補助者章(バッジ)を着用させなければなりません。

補助者証の返納

行政書士会は、補助者について、不適格事由に該当するおそれがあると認められるに至った場合において、行政書士等に弁明の機会を付与したにも拘わらず、当該行政書士等がそのおそれがないことを証明できなかったときは、当該会員に対し補助者証の返納を求めることができます。

記載事項の変更・再交付

行政書士等は、補助者証の記載内容に変更が生じたときは、その事実を証する書面を添付して、その日から15日以内に、補助者変更届を行政書士会に提出しなければなりません。

また、補助者から補助者証を紛失又はき損した旨の申出があったときは、遅滞なく、補助者証再交付申請書を行政書士会に提出しなければなりません。

補助者証の更新

行政書士等は、補助者証有効期間満了日の3ヶ月前から有効期間満了日までに、補助者証の更新申請を行う必要があります。

補助者証の更新は、補助者証更新申請書に、記載事項の変更の事実を証する書面(補助者証の記載事項に変更があった場合)、及び写真2枚を添付して、行政書士会に提出して行います。

補助者の廃止

行政書士等が補助者を廃止したときは、補助者証を添えて、遅滞なく、補助者変更届を本会に提出しなければなりません。

補助者の身分の喪失

行政書士等が次のいずれかに該当した場合には、補助者はその身分を喪失します。

  • 登録取消の処分を受けたとき
  • 登録抹消の処分を受けたとき
  • 行政書士法人が解散したとき

行政書士会の権限

行政書士会は、行政書士等が設置した補助者に関し必要があるときは、当該行政書士等に対し、 期限を定めて報告又は資料の提出を求めることができます。

また、行政書士等が規則に違背する行為を行ったときは、当該行政書士等に対して、会則に定める処分を行うことができるものとされています。

なお、行政書士会は、規則に基づいて本会に提出された書類を、提出された日から10年間保存しなければなりません。

まとめ

本稿は、行政書士会補助者規則 (準則)に則って記述をしておりますが、細則については、各行政書士会ごとに細かく設けられているため、本稿における記述は、あくまでも参考程度にとどめおき、各行政書士会で定める細則に従うようにしてください。

なお、弊所では行政書士の先生方を対象に、業務提携先について、緩やかに募集をさせていただいております。特に堅苦しいものではなく、近隣地域、及び地域を超えたネットワークの構築に寄与することをその目的としています。恐縮ではありますが、ご尽力いただける先生方におかれましては、弊所までお気軽にお申し付けいただければ幸甚に存じます。

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